مهارة كتابة التقرير أو تحرير التقارير

في مهارة كتابة التقرير :

التقرير : هو لون من ألوان الكتابة الوظيفية يتضمن وصف مفصل أو مجمل لقضية ما أو حالة معينة .
أو هو نوع من الكتابة الوظيفية يتضمن جمع قدر من الحقائق والمعلومات حول حالة أو شأن معين بناء على طلب محدد أو غرض مقصود .
أو هو تسجيل أو تدوين مختصر أو مطول كامل وشامل للمعلومات والبيانات قصد التعرف على السلبيات والإيجابيات
للرجوع إليها وقت الحاجة في التخطيط لأنشطة المستقبل .

أهميته :
للتقارير أهمية في توثيق العمل و تقييمه ووصفه وتنظيمه ، لأنها بيان مكتوب يصف حالة أو نشاطاً أو مشروعاً أو تجربةً ما ، والهدف منها تحقيق أغراض معينة لاتخاذ قرارات معينة أو متابعة حالات ومراحل مشروع ما بغية تعديله أو تطوير مساره ، وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها ، وما لم تكن الأمور محددة فمن الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل للخطوة التالية ، وتعد من أنواع الرسائل الإدارية ، ومن الأهمية معرفة فوائد التقرير ومنها :
1. قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود .
2. تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط .
3. توثيق النشاط للرجوع إليه وقت الحاجة .
4. استخلاص أفكار جديدة وإنتاجها وتنميتها وحفظها .
5. الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس .
6. المساعدة في التخطيط لأنشطة المستقبل .

اللغة وأساليب العرض في كتابة التقارير :
هناك أكثر من أسلوب لكتابة التقارير والتي منها :
1ـ التقارير الفنية أو الإدارية : وفيها تعني اللغة بالمعلومات المجردة بدقة ووضوح ولغة سليمة ، تصف السلوك أو الملاحظ بشكل مفهوم بحيث لا يمكن إساءة فهمه أو تفسيره من قبل الآخرين ، والأسلوب فيه يأخذ الطابع الإخباري الموضوعي المستقل بذاته في نقل المعلومات ، ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة . ومن هنا لا علاقة للغة المستخدمة في التقرير بالعواطف أو الخيال ، وإنما هي تخاطب العقل ، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة .
ومنه تقارير اختبارات القدرات وشروط القبول في مؤسسات التعليم أو التدريب أو التأهيل
2ـ التقارير الأدبية : وفيها تجنح اللغة إلى البسط البياني والأسلوب الشخصي الذي يتأثر بشخصية الكاتب وخبراته واستنتاجاته مثل التقارير النفسية وتقارير هواة الكتابة الأدبية في الحقل الصحفي .
مع التأكيد على أن التقرير مجرد وسيلة تمكن الكاتب من إخبار الآخرين بالعمل الذي قام به ، واستنتاجاته عن المشكلة أو الحالة التي قام بدراستها والكتابة فيها والطريقة التي اتبعها في إيجاد حل لها ، والبرهان الذي تمكن من إيجاده تأييدا لافتراضه أو افتراضاته. ولا تقرأ التقارير للتسلية بقدر ما يراد منها توصيل معلومات صحيحة سليمة ، ومن طرق تحريره والتحضير للكتابة فيه التسجيل المسبق لمجموع الملاحظات والمعلومات والتفاصيل اللازمة ، ومنهم من يعتمد على مجمل الدراسة والاستيعاب الذهني ، ويفضل أكثرهم انتهاج أسلوب التقارير المجدولة لتكون وظيفة محرره ملء الفراغات فقط .

عيوب كتابة التقرير :
1ـ الجمل والكلمات الطويلة والتعابير المبهمة ، وغير المألوفة لأنه تعوق تسلسل الآراء وتزيد التقرير تعقيدا
2ـ الاستغراق والتكلف في استعمال المصطلحات الفنية لنقل الفكرة ، وقد أتضح أن عددا كبيرا من المفردات والعبارات الفنية هي محض تكلف وأقل حيوية ، وأن الأفكار نفسها يمكن التعبير عنها بصورة مباشرة وبلغة بسيطة وأكثر تأثيرا ، فالكلمات الصعبة والمشتقة ( حديثا ) لا تعكس عمق وأصالة تفكير محرر التقرير كما يظن بعض المبتدئين .
كيفية كتابة التقرير :
ينبغي أن يكون عنوان التقرير معبر وموجز وواضح ، و يبين طبيعة التقرير وجوهره والفكرة الرئيسة فيه وبشكل مقتضب ، والاستيعاب الكامل لجميع جوانب الحالة أو النشاط المراد تحرير التقرير عنه وتفاصيله الدقيقة مع الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات واستحضار الفرضيات اللازمة بالبرهان ، ثم الشروع في صياغة التقرير في عبارات وكلمات جامعة وشاملة وبأسلوب واضح وفق والمحاور الأساسية التالية :

( أ ) معرفة الهدف من التقرير وحدوده ، والجهة الموجه إليها ، ألقاريء واحد أو مجموعة قراء ؟ وقد يكون موجها إلى مختص في علم النفس أو معلم أو أخصائي اجتماعي أو طبيب أو إلى مسؤول إداري أو جهة أمنية أو هيئة قضائية ، وقد يطلب منك وصف الموقف فقط ، وقد تزداد المهمة بمطالبة الكاتب بتحديد المشكلة وتعريفها ويسمى التقرير عندئذ ( مذكرة ) ، ويوصى فيه غالبا بمراعاة الخلفية العلمية للشخص الذي سوف يوجه إليه التقرير .
( ب) جمع المعلومات بدقة وموضوعية
( ج) التوصل إلى نتائج وقـناعات معينة بعد الاستنتاج والتحليل
( د) الشروع في كتابة التقرير وفق البناء الفني التالي :
1ـ مقدمة مختصرة : تذكر فيها دواعي التقرير وملابساته وظروفه
2ـ صلب التقرير : وفيه العرض المرتب لبيانات وحقائق التقرير أو الأحداث ، وقد يتضمن ذكر الزمان والمكان إذا كان نوع التقرير يستدعي ذلك.
3ـ خاتمة : وتتضمن توصيات أو مقترحات أو مرئيات
2ـ عرض التقرير في صورته النهائية وتقديمه للطبع
بعض الضوابط في جمع معلومات وحقائق التقرير :
1ـ جمع المعلومات من مصادرها الأصلية بـ المقابلة أو الكتابة غيرها
2ـ التحقق من صحتها تمهيداً لتحليلها التحليل المطلوب
3ـ انتبه للزمن والتاريخ في الوثائق وخذ بالأحدث
4ـ استعن بنوتة ملاحظات تكتب فيها ما يرد عليك من خواطر
5ـ قد تحتاج إلى إدراج بعض الصور في التقرير
6ـ كتابة التقرير مسؤولية وأمانة لأنك ناقل للحقيقة
1ـ تحديد المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقا للغرض المقصود من التقرير وينبغي تحرى الصدق والنزاهة بعيداً عن الأغراض الشخصية كالصداقة، والبغض، والمصلحة ولذلك قيل : لا دخل للعواطف في كتابة التقرير
والمحاور الأساسية لكتابة التقرير هي :
أهم سمات الكتابة للتقارير :
1ـ الاهتمام بشكل التقرير الخارجي وأسلوب صياغته وتحريره .
2ـ الموضوعية وتحري الصدق والنزاهة والتجرد عن الأغراض الشخصية
كالصداقة والبغض والمصلحة : ولذلك قيل : لا دخل للعواطف في كتابة التقرير
3ـ وسيلة إخبارية
4ـ ومن سماته الدقة والوضوح والأمانة لأنك ناقل للحقيقة.
اكتب وإن طال المدى فلسوف يأتي قارئ = لا تخش أن تمحى الخطوط فللخطوط مرافئ

على الموضوع الرائع

يعطيك الف عافية

تحياتي لك

كروووز

مشكور أخوي